2020.03.20

Távmunka személyesebben, avagy a virtuális iroda megteremtése

5 min read time

Vannak azok a cégek, akik már több éve felfedezték a távmunkában rejlő lehetőségeket és az egész szervezet ennek megfelelően rendezkedett be. Vannak azok a cégek, akik valamiért még nem mentek el ebben az irányban, illetve olyanok is vannak, akik heti 1-2 napot kínálnak a munkavállalóknak, de az esetek többségében ez csak a munkaerő megtartásáról szól. Ha sikeresen akarod csinálni, ennél sokkal többről kell, hogy szoljon.

Akkor mondhatjuk azt, hogy egy cég távmunkára rendelkezett be, ha nincs jelen az a jellegű félelem a mindennapi működéssel kapcsolatban a csapatban, ami folyamatos stresszeléshez vezet. Egy csapat erősségét a leggyengébb tagja határozza meg. Ez azt jelenti, hogy lehetnek akármennyire jó tagok a csapatodba, ha van egy olyan személy, aki nem érzi jól magát valamiért, stresszel, képes lehúzni a csapat átlag teljesítményét ezzel óriási károkat okozva. Bárhol előfordulhat ilyen. Ez ellen nem lehet és nem is kell védekezni. Kezelni kell. Egyszerűen csak kommunikálni kell.

Sokan úgy gondolják, hogy a vezetésben más szabályok uralkodnak akkor, amikor valaki távmunkában tevékenykedik. Ez nem igaz. Sőt. Véleményem szerint sokkal jobban kell figyelni azokra, akik távolról dolgoznak ha hosszabb távon meg akarod tartani őket. Amikor személyesen találkozol valakivel, már az első megszólalás előtt érzed, hogy milyen kedve van a másiknak. Ez hatalmas kincs, hiszen egyből már a megoldáson tudsz gondolkodni. A távmunkánál ez nincs meg, illetve csak részben van meg. Ugyanakkor el kell követned mindent annak érdekében, hogy lehetőséged legyen arra, hogy érezd mi vesz körül téged, mert csak akkor fogsz tudni hatást gyakorolni rá. A jelenlegi helyzetben azok is távmunkára kényszerülnek, akik eddig azért jártak be az irodába, mert be kellett járni vagy azért, mert sokkal jobban érzi magát társaságba, mint otthon a négyfal között. Éppen ezért még annál is jobban kell figyelned, hiszen nekik ez egy teljesen új dolog, támogatnod kell őket mindennel, amivel csak lehet.


Hogyan csináljuk mi

Nálunk az Inflex Studio-nál évek óta a csapat fele vidékről vagy külföldről végzi a munkáját. Ez alatt az idő alatt rengeteget fejlődtünk és biztos vagyok benne, hogy még nagy út áll előttünk. Igyekszünk elkövetni mindent annak érdekében, hogy egy olyan csapatot rakjunk össze és fejlesszünk, ahol mindenki jól érzi magát, élményként élik meg a mindennapokat. Mindemellett motiváltak, lelkesek és nem utolsó sorban szeretik a munkájukat, folyamatosan fejlődni akarnak. Ahhoz, hogy ez működjön, nem kell igazából semmi, csak két dolog:

Egy vízió és egy misszió, amiben hinni tudnak, ami célt ad a mindennapi tevékenységüknek. Ezt nem elég egyszer elmondani. Be kell bizonyítanod. Meg kell mutatnod a jó irányt, hogy elhiggyék, hogy nem csak beszélsz róla, hanem csinálod is.

Kommunikáció. Folyamatos kommunikáció. Ha nincs semmid, nem baj, csak kommunikálj. Tisztán és érthetően és ami még ezeknél is fontosabb, őszintén. Ha elvárod a csapatodtól, hogy megosszák veled a sikereiket vagy kudarcaikat, meg kell, hogy bízzanak benned. Csak akkor fognak megbízni benned, ha érzik, hogy te is őszinte vagy velük.

Minden cégnek meg kell találni azt az irányt, ami a legjobban fekszik neki, ezért nincs kész megoldás, de rengeteg jó irány létezik. Elmondom mi hogyan csináljuk a gyakorlatban a kommunikációt.

Minden nap tartunk egy 15 perces videókonferenciát. Fontos, hogy találkozzunk egymással, lássuk és halljuk egymást.  Ebben a 15 percben megbeszéljük, hogy ki hogyan haladt az előző napi feladataival, mik a tervek mára, illetve, hogy van-e valamilyen gátló tényező, ami miatt nem tud valaki haladni a feladataival. Fontos, hogy fegyelmezett és pörgős legyen a megbeszélés és lehetőség szerint ne lépjük túl a 15 percet.

Vannak olyan havi megbeszéléseink is, ahol a fő cél az, hogy fejlődjönk. Közösen összeszedjük azokat a negatív és pozitív mozzanatokat az elmúlt hónapból, amelyek valamilyen szinten gátoltak minket, vagy épp segítettek minket abban, hogy sikeresen zárjuk a hetet. Utána végigmegyünk a listán és kitaláljuk azt, hogy mit kell ahhoz csinálnunk, hogy előnnyé kovácsoljuk a gyengeséget, illetve, megdícsérjük magunkat ha jól csináltunk valamit. Az agilis módszertanban ezt nevezik visszatekintésnek. Ez nagyon jó módszer arra, hogy kitartó és kemény munkával, a hibákat közel nullára redukáljuk, hogy csak az ünneplés maradhasson.

Mi a projektjeinket, illetve az azokkal kapcsolatos feladatokat általában két hetes iterációkba rendezzük, de ez akár lehet négy is. A projekt hossza és összetettsége szokta meghatározni ennek a hosszát. Két hetente leülünk és közösen megnézzük, hogy mit sikerült, mit nem sikerült elkészíteni a tervezettekhez képest. Tartunk egy visszatekintő megbeszélést, viszont itt csak a projektre és az azzal kapcsolatos tevékenységekre fókuszálunk. A cél itt is ugyanaz. Csökkentsük a hibákat és növeljük a hatékonyságot. Ha sikeresen lezártuk az előző két hetet, akkor jöhet a következő két hét megtervezése vagy a már meglévő terv átnézése, korrigálása és elindítása.

Ezek a találkozók megteremtik a stabilitást és minden mást az életünkben.


Emeljük magasabb szintre

Nagyon sokat gondolkodtunk azon, hogy hogyan lehet magasabb szintre emelni a távmunkát a cégünknél, ami tovább erősíti a csapatot és növeli a hatékonyságát. Az ötletünk az volt, hogy létrehozzuk a virtuális irodánkat. A virtuális irodánk lényegében a Discord platformjára épített virtuális irodakomplexum, ahol nemes egyszerűséggel szobákat hoztunk létre. Ezek a szobák szimbolizálják pl. a tárgyalóinkat vagy azt a helyet, ahol megbeszéléseket szoktunk tartani vagy dolgozni szoktunk. Akik egy szobába vannak, hallják egymást, így közvetlenül tudnak kommunikálni, beszélgetni egymással. Igény esetén könnyedén tudunk csinálni olyan konferenciát, ahol látjuk is egymást, illetve prezentálni is tudunk egymásnak.

Ezen felül a fizikai irodánkban elkezdtünk kialakítani egy olyan helyet az egyik üres asztalunknál, ahol lényegében egy bábu ül, fején egy webkamerával, mellén egy érzékeny mikrofonnal a hátán pedig egy hangfallal. Már csak egy kis monitor hiányzik róla… A célunk az, hogy még közelebb hozzuk egymáshoz a csapatot. 

Azt szokták mondani, hogy amikor a csapat munkaidő végén kilép az ajtón, akkor a cég értékének nyolcvan százaléka hagyja el az irodát. Ebben, függetlenül a számtól 110 százalékig hiszek és eszerint igyekszem építeni a birodalmunkat.

A minket körülvevő korona vírus járvány minden negatív kihatása mellett, akaratlanul is meghozza nagyon sok cég számára a digitális transzformálást, hiszen most mindenki rá van kényszerülve arra, hogy fejlesszen és fejlődjön. Nem egyszerű feladat, hiszen gondolkodásban egy kicsit el vagyunk maradva, viszont semmi sem lehetetlen és ahogy eddig is tettük, segítünk mindenben, mindenkinek.

Ha sikerült gondolatokat ébreszenem benned, már megérte megírni a cikket.

Csaba Varga
Author - Csaba Varga

Varga Csaba az Inflex Studio alapítója és ügyvezetője. Az alkotás és az értékteremtés a lételeme, legyen szó startup ötletről és annak megvalósításáról vagy a digitális transzformációró elősegítéséről, amelyre hatalmas szüksége van a világnak.

More article